إرشادات قاعة الولائم

يستأجر منظمو الأحداث ومخططو الاجتماعات والعائلات مرافق المآدب الكبيرة بما يكفي لاستيعاب أي عدد من الضيوف للمناسبات مثل حفلات العشاء الخيرية والمؤتمرات وحفلات الزفاف. بصفتك مالكًا لقاعة الحفلات ، هناك إرشادات يجب عليك تطويرها حتى يفهم الأشخاص الذين يستأجرون منشأتك للأحداث القواعد واللوائح التي يتوقع منهم اتباعها. قم بتضمين هذه المعلومات على موقع الويب الخاص بك وقدمها عند توقيع العملاء على عقود تأجير المساحات الخاصة بهم.

التحفظات

سيساعدك مطالبة العملاء بحجز مساحة المأدبة مسبقًا على تتبع عدد الأحداث التي يستضيفها مضيفو الفضاء كل شهر. يمكن أن يساعدك تتبع الأحداث الخاصة بك في إنشاء جدول زمني وجدول زمني لمن يأتي في أي تواريخ ، ومقدار الوقت الذي يحجزون فيه المكان ومتى تحتاج إلى إرسال العقود وجمع الودائع بحلول. تفرض مرافق الحفلات عادةً وديعة غير قابلة للاسترداد لتوفير مساحة لعملائها ، مع استحقاق الرصيد قبل عدة أسابيع من الحدث. استخدم موقع الويب الخاص بك لإعطاء العملاء المحتملين تعليمات لإجراء الحجوزات وتوقيع العقود الخاصة بهم وإجراء المدفوعات.

سعة

نظرًا للوائح الحرائق ، يتم منح كل مساحة مأدبة أقصى سعة للضيوف داخل غرف المآدب. انشر هذه المعلومات داخل منشأتك في مكان مرئي ، واعرضها على موقع الويب الخاص بك وقم بتضمينها في عقدك.

أنواع الأحداث

إذا كانت قاعة الحفلات الخاصة بك مصممة لأحداث معينة مثل حفلات الزفاف ، فقم بتسويق مكانك على هذا النحو. من خلال تفصيل هذه المعلومات على موقع الويب الخاص بك والكتيب والضمانات التسويقية الأخرى ، يمكنك تقليل عدد الاستفسارات التي تتلقاها بشأن الأحداث التي لا تتناسب مع المساحة المخصصة لك.

تقديم الطعام

بينما توفر بعض أماكن الحفلات خدمات تقديم الطعام في الموقع ، فإن البعض الآخر لديه قائمة بالموردين المفضلين الذين يتوقعون من العملاء استخدامهم لا تزال بعض المرافق الأخرى تسمح للعملاء بإحضار الطعام من متعهدو الطعام والبائعين. هناك تساؤل أيضًا حول ما إذا كان سيتم تقديم المشروبات الكحولية في حانة يتم الاحتفاظ بها في المكان أو إذا كان بإمكان الضيوف إحضار الكحول بأنفسهم. حدد الأساليب الأفضل لقاعة الحفلات الخاصة بك وقم بإدراج هذه التفاصيل في عقد الإيجار.

المعدات السمعية والبصرية

غالبًا ما يطلب مخططو ومنسقو الأحداث استخدام معدات صوتية أو مرئية لحدث يتم استضافته ، سواء كان حفل زفاف أو حدث تواصل. توفر بعض مرافق الحفلات تأجير المعدات مقابل رسوم بينما يسمح البعض الآخر لعملائها بإحضار معداتهم الخاصة. من المهم تضمين كيفية التعامل مع المعدات السمعية والبصرية في عقد منشأتك.

إعداد وتنظيف

يمكن التعامل مع الإعداد والتنظيف إما من قبل موظفي قاعة الحفلات أو العميل الذي يؤجر المكان. في بعض الحالات ، يتم تقييم الرسوم إذا كانت قاعة الحفلات تتولى هذه المهام. يمكن أن يتضمن إنشاء قاعة مأدبة لحدث ما ترتيب الطاولات والكراسي لتناسب الحدث الذي يقام في منشأتك ، أو إعداد إعدادات الطاولة ، أو تنظيم المنصات والشاشات والمعدات السمعية والبصرية. يشمل التنظيف تنظيف الطاولات وتنظيف الأرضيات وترتيب الحمامات ومناطق المطبخ ، إن أمكن ، وإزالة جميع القمامة من الصالة نفسها.