آداب البريد الإلكتروني لاجتماعات Outlook

بصفتك صاحب عمل ، فأنت تعلم أهمية عقد اجتماعات مع زملاء العمل والعملاء والموظفين. تمكنك الاجتماعات من إجراء عملية بيع أو إطلاع العمال على سياسات الشركة. يحتوي Microsoft Outlook على ميزة طلبات الاجتماع التي تتيح لك إعداد الاجتماعات وإرسال الدعوات وإدارة قائمة الحضور. عند استخدام Outlook لجدولة الاجتماعات ، يمكنك إظهار مجاملة للحضور من خلال إبقائهم على اطلاع دائم بالتغييرات والإلغاءات والتفاصيل الأخرى.

1

قبول أو رفض جميع طلبات اجتماع Outlook في الوقت المناسب. تساعد هذه المجاملة منظم الاجتماع في إنشاء قائمة دقيقة بالحضور. قبول أو رفض الاجتماعات من البريد الوارد الخاص بك ، وليس التقويم الخاص بك.

2

قم بتعطيل القبول التلقائي لطلبات الاجتماع لتجنب مشاكل سير العمل. للقيام بذلك ، انقر فوق "أدوات" و "خيارات" و "خيارات التقويم". انقر فوق "جدولة الموارد" ثم قم بإلغاء تحديد "قبول طلبات الاجتماع تلقائيًا وعمليات الإلغاء".

3

قم بمراجعة أسماء المدعوين قبل إرسال طلب اجتماع إلى كل شخص في قائمة التوزيع (DL). قم بإزالة أسماء الأشخاص الذين تريد استبعادهم من الاجتماع. إذا لم تقم بذلك ، فسيتلقى كل فرد في القائمة طلب اجتماع.

4

قم بإبقاء منظم الاجتماع على اطلاع دائم بالتغييرات ، مثل الحضور الإضافيين الذين تريد دعوتهم بعد أن قام المنظم بجدولة الاجتماع.

5

قم بتحديث الحاضرين بمعلومات مهمة إذا كنت منظم الاجتماع. على سبيل المثال ، إذا تغير وقت الاجتماع ، أدخل الوقت الجديد في نص طلب الاجتماع وانقر على "إرسال تحديث".

6

تنبيه الحضور إذا كنت تريد إلغاء اجتماع. لإلغاء اجتماع ، احذفه من تقويمك وحدد "إرسال الإلغاء وحذف الاجتماع".

7

اجعل طلبات الاجتماعات والمراسلات الأخرى مهنية بقدر الإمكان. لا ترسل رسائل مكتوبة بخطوط يصعب قراءتها أو كلها بأحرف كبيرة ، ولا تستخدم السخرية. متلقي التعليقات الساخرة قد لا يجدونها مضحكة.