تقنيات لتحسين الاتصال في المنظمة

نظرة عامة

يقضي المديرون من 50 إلى 80 بالمائة من وقتهم في المشاركة في شكل من أشكال التواصل ، وفقًا لموقع Work911.com. يؤدي هذا إلى تضخيم الحاجة إلى المديرين وكذلك أصحاب الأعمال الصغيرة مع الموظفين ليصبحوا متصلين فعالين. لمساعدتك في سعيك لتحسين الاتصالات داخل مؤسستك ، قد تكون بعض التقنيات مفيدة.

تقييم مستوى الاتصال

اطلب تعليقات من موظفيك عن طريق سؤالهم عن مدى جودة تواصلك معهم وما إذا كانت لديهم أفكار لتحسين التواصل. يمكن لشيء بسيط مثل الاجتماع الأسبوعي الفردي مع موظفيك أن يساعد في فتح خطوط الاتصال.

تواصل مباشرة

إذا كنت بحاجة إلى إيصال شيء مهم إلى أحد موظفيك ، فتأكد من توصيل الرسالة بنفسك بدلاً من الاعتماد على طرف ثالث. على سبيل المثال ، إذا كنت غير راضٍ عن إجراء قام به الموظف أو كنت بحاجة إلى إعطائه توجيهًا محددًا حول كيفية إكمال المهمة ، فإن تقديم المعلومات بنفسك سيقضي على سوء الفهم ويسمح للموظف بفرصة طرح الأسئلة.

تهجئها

لا تفترض ذلك لمجرد أنك تعرف شيئًا تعرفه المنظمة بأكملها أو لديها نفس الفهم. على سبيل المثال ، إذا عرضت أسعارًا خاصة على أحد كبار العملاء وأهملت إبلاغ مندوب المبيعات الذي يتعامل مع الحساب ، فقد يكون ذلك موقفًا محرجًا لمندوب المبيعات الذي يكتشف المعلومات من العميل بدلاً منك.

إنشاء أوصاف وظيفية

فقط لأن عملك قد لا يكون شركة كبيرة لا يعني أنك لست بحاجة إلى تقديم أوصاف وظيفية مكتوبة. يزيل الوصف الوظيفي المكتوب الغموض من خلال توضيح المسؤوليات والتوقعات لكل عضو في مؤسستك. يمكنه أيضًا تحسين الاتصالات بين الموظفين من خلال التخلص من متلازمة "اعتقدت أنه من المفترض أن تفعل ذلك".

طلب تقارير الحالة

بصفتك مالكًا أو مديرًا لنشاط تجاري صغير ، ليس لديك دائمًا الوقت الكافي لمراقبة الأنشطة اليومية لموظفيك. من خلال مطالبتهم بتزويدك بتقرير حالة مكتوب أسبوعيًا ، يمكنك تحديد ما أنجزوه خلال الأسبوع بالإضافة إلى ما خططوا له في الأسبوع التالي. يمنحك هذا أساسًا للمناقشة أثناء اجتماعاتك الأسبوعية الفردية بالإضافة إلى مساعدتك في مراقبة تقدمهم في أي مشاريع غير مكتملة.