كيفية تحضير محاضر الشركات

العمليات اليومية هي خبز وزبدة الشركة ، لكن الاجتماعات الرسمية وتحضير المحاضر لها نفس الأهمية. توثق محاضر حوكمة الأعمال ، مثل اجتماعات مجلس الإدارة المطلوبة. يمكن أن يؤثر الفشل في توثيق قرارات الشركة الحاسمة على حالة الشركة ، وحماية المسؤولية الشخصية ، والمزايا الضريبية ونتائج قضايا المحكمة. تساعد المحاضر في الوفاء بالالتزام بإبلاغ المساهمين والآخرين بأنشطة الشركة وقراراتها. تعيّن معظم الشركات سكرتير مجلس الإدارة ، ضابطًا في الشركة ، لأداء أو الإشراف على التسجيل والمصادقة وتوزيع المحاضر. يشمل إعداد محاضر الشركات تدوين المحاضر الفعلي في الاجتماع وإنتاج سجل رسمي للمحضر.

1

ضع الشخص المخصص لأخذ محاضر في مكان ما لعرض الأنشطة دون عائق ، مثل الأصوات ، وبالتالي يمكنه تحديد المتحدثين وتلقي النماذج والتقارير والوثائق الأخرى.

2

ضع بالقرب من محضر الدقائق المواد والمعدات اللازمة لأخذ دقائق. استخدم القلم والورقة أو الكمبيوتر لتسجيل الدقائق. إذا كنت تستخدم الورق ، فتأكد من أن لديك ما يكفي من الورق وأقلام رصاص وأقلام رصاص إضافية. في حالة استخدام جهاز كمبيوتر محمول ، استخدم سلك الطاقة للتأكد من أن طاقة البطارية ليست مشكلة. لديك في متناول اليد النماذج المستخدمة لتوثيق التصويتات والقرارات.

3

استخدم جدول أعمال الاجتماع لتوجيه تدفق المحضر. يتضمن جدول الأعمال عادةً بنودًا مدرجة ضمن التقارير ، والأعمال القديمة والجديدة. شطب البنود من جدول الأعمال حيث يتم تناولها في الاجتماع.

4

ضع قائمة بأسماء جميع الحاضرين. ضمِّن في ملاحظاتك إجمالي الحاضرين ، ما إذا كان النصاب القانوني موجودًا واستخدام الوكلاء أو إخطارات التنازل للأعضاء الغائبين. اذكر أسماء الأعضاء الذين تغيبوا عن الاجتماع مع ذكر الأسباب والوثائق إن وجدت. أضف إلى السجل أسماء المتأخرين والأعضاء الذين غادروا الاجتماع قبل انتهائه.

5

لاحظ اسم أو نوع الاجتماع والموقع والتاريخ والوقت. قم بتسجيل المكالمة للطلب والتصويت لقبول محضر الاجتماع السابق.

6

تسجيل الأصوات والقرارات باستخدام اللغة والعمليات البرلمانية المناسبة. يجب على أحد الحاضرين إرسال الحل أو تقديم اقتراح يتم إعارته من قبل شخص آخر. الدعوة للتصويت يجب أن يتبعها استخدام أوراق الاقتراع أو رفع الأيدي ، على النحو المنصوص عليه في الوثائق التأسيسية للشركة. قم بتضمين تفاصيل حول الأصوات ، مثل الأرقام المعارضة والمؤيدة ، وما إذا كانت الأصوات من الأغلبية ، والأعضاء الذين خالفوا أو امتنعوا عن التصويت.

7

قم بتدوين النشاط المتعلق بالمسائل المالية والضريبية والقانونية الهامة ، وهي تلك التي يجب التصويت عليها من قبل مجلس الإدارة أو الأعضاء أو المساهمين. الأمثلة هي المشتريات الرئيسية وقرارات القروض وإصدار الأسهم.

8

أدخل تفاصيل كافية لتقديم سجل كامل. كتابة القرارات التي تم التصويت عليها والموافقة عليها من قبل الحضور. استخدم نماذج التعبئة الورقية أو الإلكترونية لضمان استخدام اللغة القانونية المناسبة والتقاط جميع المعلومات الضرورية. تتضمن أسماء وعناوين المتحدثين وأسماء وأوصاف العروض والتقارير والنماذج.

9

قم بتضمين معلومات حول بنود جدول الأعمال المتعلقة بالحوكمة ، مثل التصويت لانتخاب أو عزل الأعضاء ، وتعيين وإقالة الموظفين التنفيذيين والموظفين ، مثل خطط المزايا والسياسات والإجراءات

10

قم بتمييز عناصر العمل ، مثل الحاجة إلى طلب وثائق من مستثمر أو الحاجة إلى الاتصال بمسؤول حكومي لحل مشكلة ما. قم بتضمين اسم الشخص أو المجموعة المسؤولة عن تنفيذ الإجراء ، ومتطلبات تقديم التقارير إلى مجلس الإدارة والحقائق اللازمة لإكمال الإجراء ، مثل معلومات الاتصال والمواعيد النهائية.

11

سجل طلب التأجيل ووقت التأجيل. اجمع كل الاصدقاء ليتم حفظها مع المحاضر الرسمية في سجل الشركة.

12

قم بإعادة إنتاج أو نسخ المحاضر ، وإدخال النص في مستند منسق يتضمن العناوين والعناصر المرقمة أو النقطية والعناصر الغامقة أو المميزة ذات الأهمية وأسطر التوقيع للشخص المسؤول عن إعداد المحضر.

13

اطلب من عضو مجلس الإدارة أو أحد الموظفين مراجعة المحاضر المكتملة. تطلب بعض الشركات توزيع المحضر على الحضور لمراجعته وتعديله قبل توزيع النسخ الرسمية الموقعة.