حول البرمجيات لإجراء شيكات كشوف رواتب الموظفين

يستخدم صاحب العمل نظام كشوف المرتبات المحوسب في المنزل عندما يستخدم برنامج كشوف المرتبات لمعالجة كشوف المرتبات الخاصة به. يجعل برنامج كشوف المرتبات مهام معالجة كشوف المرتبات أسهل وأقل استهلاكا للوقت. برنامج كشوف المرتبات لديه القدرة على طباعة شيكات الرواتب ويتيح الإيداع المباشر.

الدلالة

من المزايا المهمة لبرنامج كشوف المرتبات أنه يلغي المعالجة اليدوية لكشوف المرتبات. يتطلب هذا الأخير معالجة كشوف المرتبات بالكامل يدويًا ، وبالتالي ، فإن لديها مساحة أكبر للخطأ. بدون برنامج كشوف المرتبات ، يجب أن يكون ممثل كشوف المرتبات حذراً بشكل خاص عند إجراء الحسابات. يجب أن يكون لديها معرفة قوية بحسابات ضريبة الرواتب والمزايا. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تتحلى بالصبر الذي تتطلبه للتحقق ثلاث مرات من كشوف المرتبات قبل إجراء شيكات الرواتب. برنامج كشوف المرتبات يقضي على متاعب معالجة كشوف المرتبات اليدوية.

أنواع

QuickBooks و Sage Peachtree عبارة عن برنامج كشوف المرتبات مع ميزات المحاسبة المرفقة. Ultimate Software عبارة عن برنامج كشوف مرتبات مرفق به ميزات الموارد البشرية. عادة ما تستخدم الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم هذه الأنواع من البرامج. قد تستخدم الشركات الأكبر حجمًا برنامج Mangrove ، الذي يوفر إدارة كشوف المرتبات والموارد البشرية وإدارة المزايا وخدمات الإيداع الضريبي للرواتب. يجوز لشركة ذات متطلبات أكثر تعقيدًا في كشوف المرتبات ، مثل مدفوعات العمل بالقطعة وكاتب التقارير لبيانات الإجازة والراتب ، استخدام PERKS Enterprise من برنامج FACT.

تحقق من الجيل

يجب أن يقوم ممثل الرواتب بأداء مهام معينة لمعالجة كشوف المرتبات قبل أن يتمكن البرنامج من إجراء فحص كشوف المرتبات. قد تختلف المهام حسب صاحب العمل ونوع كشوف المرتبات التي تتم معالجتها ، مثل نصف شهري أو نصف شهري أو متعدد الولايات. بشكل عام ، تشمل الأعمال الروتينية بطاقات وقت الحوسبة ؛ ضمان دفع الرواتب ؛ إجراء تعديلات على الأجور ، مثل زيادة الأجور أو تخفيضها ؛ معالجة الرواتب التكميلية ، مثل العمل الإضافي وإنهاء الخدمة والمكافآت والعمولات ؛ ومعالجة الخصومات ، مثل ضرائب الرواتب والمزايا الصحية والتقاعدية.

يقوم البرنامج بجميع العمليات الحسابية بناءً على إدخالات الممثل. علاوة على ذلك ، فإنه يحتوي على جداول الضرائب الفيدرالية والخاصة بالولاية المضمنة في النظام ويقوم بإجراء الحسابات وفقًا لذلك. بمجرد إجراء جميع الإدخالات ، يمكن للممثل تشغيل تقرير للتحقق من الأجور والخصومات. إذا كان كل شيء على ما يرام ، يمكنها بعد ذلك طباعة شيكات الرواتب ، وإنشاء ملف الإيداع المباشر ، وطباعة قسائم الدفع. إذا لزم الأمر ، يمكنها إجراء التعديلات مسبقًا.

الدعم

يعتمد نطاق الدعم المقدم من شركة البرمجيات إلى صاحب العمل على البائع والدعم المطلوب. قد تقدم الشركة دعمًا مجانيًا للأسئلة العامة ، ولكن إذا كانت هناك مشكلة في البرنامج ، والتي تسبب بها صاحب العمل ، فقد يتم فرض رسوم. قد يضطر صاحب العمل إلى دفع تكاليف تدريب موظفي كشوف المرتبات إذا كان البرنامج معقدًا. بالإضافة إلى ذلك ، قد تفرض شركة البرامج رسومًا لتحديث جداول استقطاع الضرائب الفيدرالية والخاصة بالولاية ، والتي تتغير بشكل عام سنويًا.

الاعتبارات

يجب على صاحب العمل التأكد من أنه يستخدم برنامج الرواتب الذي يلبي احتياجاته. على سبيل المثال ، إذا كان لديها الآلاف من الموظفين وترددات دفع متعددة ، فيجب أن تستخدم واحدة مصممة لإجراء شيكات الرواتب بأحجام كبيرة. بالإضافة إلى ذلك ، يجب على الشركات التي لديها كشوف رواتب كبيرة ومعقدة أن تضمن أن شركة البرمجيات تقدم خدمة عملاء ودعم فني مكثف.