كيفية إدارة المستندات الكبيرة في Word

إذا كانت مستندات عملك تتكون من مئات أو آلاف السطور ، فيمكنك تسهيل إدارتها عن طريق تقسيمها إلى أقسام. غالبًا ما يقوم مبرمجو الكمبيوتر بتقسيم التعليمات البرمجية إلى أجزاء يمكن التحكم فيها ، ويمكنك فعل الشيء نفسه مع مستندات Microsoft Word. يحتوي Word على ميزة Master Document مضمنة تستغرق دقائق للتعلم وتساعدك على ترويض المستندات غير العملية في أقسام يمكن إدارتها يمكنك العمل معها بشكل أكثر إنتاجية.

مخططات الوثيقة

تساعد المخططات الأشخاص على تنظيم المعلومات ؛ تساعد المخططات القابلة للطي على إدارة كميات كبيرة من المعلومات في مساحة صغيرة. يحتوي شريط Word على عرض تفصيلي يمكنك التبديل إليه بالنقر فوق "عرض" ثم النقر فوق "مخطط تفصيلي". غالبًا ما يستخدم الأشخاص طريقة العرض هذه لإنشاء مخططات تفصيلية في مستند واحد. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء عدة عناوين تعمل كحاويات للنص الذي يظهر أسفل تلك العناوين. قد يحتوي أحد العناوين المسمى المبيعات على معلومات المبيعات بينما قد يحتوي عنوان آخر على معلومات تسويقية. بعد الدخول إلى عرض المخطط التفصيلي ، يمكنك تحويل أي نص إلى عنوان عن طريق تمييز النص والضغط على "Alt-Shift-Left".

المستندات الرئيسية والوثائق الثانوية

تعد مخططات المستندات العادية جيدة ، ولكن قد تحتاج إلى شيء أكثر قوة عندما تصبح مستنداتك كبيرة بشكل غير عادي. أضافت Microsoft قسم المستند الرئيسي إلى قسم مخطط الشريط الذي يمكن أن يساعدك في إدارة هذه الصفحات بكفاءة عن طريق تحويل مجموعات من النصوص ذات الصلة إلى مستندات ثانوية. المستند الثانوي هو مستند يقع داخل مستند رئيسي أكبر. باستخدام عنوان المبيعات كمثال ، يمكنك تحويل كل النص الموجود في هذا القسم إلى مستند ثانوي. لديك خيار إنشاء العديد من المستندات الثانوية كما تريد وحتى جعلها تتوسع وتنهار.

إنشاء المستندات الثانوية

قبل إنشاء مستندات ثانوية ، ستحتاج إلى تحديد أقسام المستند الكبير الذي ترغب في تقسيمه. إذا كانت أول 20 صفحة تتحدث عن الميزانية ، على سبيل المثال ، يمكنك جعل هذا القسم أول مستند ثانوي لك. قم بذلك عن طريق إضافة عنوان وصفي في الجزء العلوي من القسم وتمييز هذا العنوان وجميع الصفحات التي تريد تضمينها في القسم. عند النقر فوق "إظهار المستند" ثم النقر فوق "إنشاء" ، يضيف Word سطرًا في الجزء العلوي من القسم وآخر في الجزء السفلي لإعلامك بأنك قمت بإنشاء مستند ثانوي. يمكنك استخدام هذه التقنية لتحويل أقسام كبيرة أخرى من المعلومات ذات الصلة إلى مستندات ثانوية. عند الانتهاء ، سيبدو كل شيء كما هو باستثناء خطوط الفاصل التي يضيفها Word لفصل المستندات الثانوية.

إدارة المستندات الثانوية

ستفهم فائدة المستندات الثانوية عند النقر فوق الزر "طي المستندات الثانوية" في قسم مخطط الشريط. بعد القيام بذلك ، يختفي نص المستند بالكامل وسترى الارتباطات التشعبية فقط. يحتوي الارتباط التشعبي الخاص بكل قسم على اسم العنوان الذي كتبته لهذا القسم. إذا قمت بإنشاء عشرين مقطعًا ، فستشغل الارتباطات التشعبية عشرين سطراً فقط لأن النص الذي تحتوي عليه مطوي. يمكنك توسيع النص بالنقر فوق "توسيع المستندات الثانوية". بعد توسيع كافة المستندات الثانوية ، يمكنك النقر نقرًا مزدوجًا فوق علامة "+" التي تظهر بجوار عنوان كل قسم لطي نص هذا القسم بشكل فردي. انقر نقرًا مزدوجًا فوق علامة "+" مرة أخرى لإخفاء هذا النص.

ميزات المستند الثانوي الإضافية

بالإضافة إلى القدرة على العثور على أي قسم بسرعة في مستند Word كبير عن طريق طي الأقسام ، يمكنك أيضًا الاستفادة من قوة تجزئة المستند. يصبح كل قسم تقوم بإنشائه ملفًا فعليًا موجودًا على محرك الأقراص الثابتة لديك. يظهر موقع الملف كجزء من نص الارتباط التشعبي. هذا يعني أنه عند النقر نقرًا مزدوجًا فوق الرمز الأبيض الموجود بجوار ارتباط تشعبي ، يفتح Word القسم في نافذة جديدة. يتيح لك ذلك العمل في قسم المبيعات الخاص بك ، على سبيل المثال ، بمعزل عن أي إلهاء للنص المحيط. نظرًا لأنك ستعمل مع قسم واحد فقط ، يجب أن تكون قادرًا على العثور على الأشياء بشكل أسرع مما تفعل في مستند كبير. بعد إعداد كل هذا ، ستستمتع بأفضل ما في العالمين ؛ ستتواجد جميع المستندات الثانوية كجزء من مستند رئيسي واحد ،وستتمكن من النقر نقرًا مزدوجًا فوق الرمز الأبيض الموجود بجوار الارتباط التشعبي لأي مستند ثانوي للعمل على هذا المستند الثانوي بشكل منفصل. عند التبديل إلى وضع المسودة بالنقر فوق "عرض" ثم النقر فوق "مسودة" ، يعود كل شيء إلى الوضع الطبيعي وسترى المستند الأصلي وجميع أقسامه ككل.