أمثلة على ممارسات التعامل النقدي السيئ

يجب على أي شخص يشارك في الأعمال التجارية التعامل مع المال في مرحلة ما. بصفتك مالكًا لنشاط تجاري صغير ، من الجيد أن يكون لديك فهم لممارسات التعامل النقدي الجيدة والسيئة. بهذه الطريقة ، لن يكلفك موظفوك المال عن طريق الخطأ أو ربما يسرقونك أعمى عندما يعتقدون أنهم يستطيعون الإفلات من العقاب.

الإطار الزمني

غالبًا ما تتضمن إجراءات التعامل النقدي السيئة في العديد من الشركات مقدار الوقت الذي يحتفظ به صاحب العمل أو المدير للنقد أو الشيكات المكتوبة من قبل العملاء. هناك العديد من الأسباب التي تجعل الاحتفاظ بالمال لفترة طويلة يمثل مشكلة. على سبيل المثال ، يمكن أن يتعرض عملك للسرقة إذا علم اللص أنك تودع أموالك مرتين فقط في الأسبوع بدلاً من كل يوم. يمكن أن يكون احتمال خسارة الأموال في هذا الإطار الزمني أيضًا سببًا للقلق. قد يؤدي السماح بالنقد في الأدراج بالانتقال من نوبة إلى أخرى إلى حدوث مشاكل محاسبية. على أي حال ، فإن الاحتفاظ بالمال وعدم إيداعه بعد وقت قصير من الحصول عليه قد يكلفك المزيد من المال على المدى الطويل.

المعاملات

يمكن أن تحدث ممارسات التعامل النقدي السيئة على مستوى المعاملات الفردية أيضًا. عندما يتعامل الموظفون مع النقد ، يجب ألا يُسمح لهم بالتعامل مع معاملات متعددة في نفس الوقت. اطلب دائمًا من الموظفين التعامل مع معاملة واحدة فقط حتى لا يرتكبوا أخطاء. كما يجب أن يُطلب منهم إجراء التغيير بالطريقة الصحيحة ، عن طريق أخذ أموال العميل ، والاعتراف بالمبلغ وحساب التغيير مرة أخرى قبل وضع أموال العميل في الدرج.

مراقبة

إجراء آخر سيئ للتعامل مع النقد هو وجود شخص واحد فقط يتحكم في الأموال يمكن أن تكون عملية التعامل مع النقد معقدة مع عدة خطوات على طول الطريق. قد يكون وجود شخص مسؤول عن جميع هذه الخطوات أمرًا مربكًا أو ساحقًا أو مخفيًا. بدلاً من ذلك ، اجعل شخصًا واحدًا يتعامل مع خطوة أو خطوتين فقط على طول الطريق. يؤدي هذا إلى القضاء على احتمالية إساءة التعامل مع الأموال ويوفر نظامًا للشيكات والتوازنات ، حيث سيتعين احتساب الأموال أثناء انتقالها من مجموعة من الأيدي إلى الأخرى.

توثيق

إن عدم توثيق جميع المعاملات المالية بشكل صحيح يمكن أن يكون مشكلة وتسبب كابوسًا محاسبيًا على المدى الطويل إذا لم تكن حريصًا. يمكن أن تساعد المراجعة الدورية للمعاملات المالية بما في ذلك شرائط التسجيل وإجراءات السحب النقدي اليومية في ضمان التحكم في الأموال وتسجيلها بشكل صحيح. يعد عدم توثيق معاملاتك وصفة مؤكدة لخسارة أموالك التي كسبتها بشق الأنفس.