معايير توقيع البريد الإلكتروني للشركة

يمكنك إعداد توقيع بريد إلكتروني لمرافقة كل بريد إلكتروني ترسله ، بما في ذلك الردود على رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها. توقيع البريد الإلكتروني الخاص بك هو فرصة لتسويق شركتك للعملاء الحاليين والأشخاص الذين ربما لم تقابلهم من قبل. عندما تتم إعادة توجيه بريدك الإلكتروني أو إرساله كنسخة إلى شخص آخر ، فهذا جمهور جديد تمامًا يرى معلومات شركتك. سيضيف اتباع معايير توقيع البريد الإلكتروني للشركة الاحترافية إلى مراسلاتك ، فضلاً عن إمكانات التسويق.

ما يجب تضمينه

يجب أن يحتوي توقيع البريد الإلكتروني للشركة على جميع معلومات الاتصال التي سيحتاجها الشخص للحصول على معلوماتك ، ثم أي رسالة تسويقية سريعة ترغب في إرسالها. المعلومات التي يجب عليك تضمينها هي اسمك ولقبك واسم شركتك وعنوانك البريدي ورقم هاتف المكتب ورقم الهاتف الخلوي ورقم الفاكس وعنوان البريد الإلكتروني وعنوان موقع الويب ، وكل ذلك بهذا الترتيب. تأكد من تضمين التعيينات بجوار معلومات الاتصال الخاصة بك مثل "Office" لرقم هاتف مكتبك و "Mobile" لرقم هاتفك الخلوي. يمكنك إنهاء توقيع بريدك الإلكتروني برسالة تسويقية من جملة واحدة يمكن أن تكون شعار شركتك أو إعلانًا ، مثل إصدار منتج جديد. ضع رسالتك التسويقية بين علامتي اقتباس لإبرازها.

ما لا يجب تضمينه

توقيع البريد الإلكتروني هو تمثيل احترافي لك ولشركتك. عندما تقوم بإنشاء توقيع بريدك الإلكتروني ، احتفظ بأية معلومات شخصية من شبكات التواصل الاجتماعي. لا تقم بتضمين عنوان موقع الويب الشخصي الخاص بك ، أو عنوان مدونتك الشخصية ما لم يكن متعلقًا بعملك. تجنب إدراج معلومات الاتصال بالشبكات الاجتماعية مثل أسماء المستخدمين وأسماء الشاشة. لا تقم بإدراج عناصر مثل عينة من قائمة عملائك ، أو قائمة الجوائز التي فزت بها أنت أو شركتك ، أو معلومات الخلفية الشخصية الخاصة بك أو أي معلومات تاريخية موسعة عن شركتك. اجعل توقيع بريدك الإلكتروني موجزًا ​​وركز فقط على معلومات الاتصال بعملك.

الصور

يمكن أن يؤدي تضمين شعار شركتك مع توقيع البريد الإلكتروني إلى جعل التوقيع يبدو احترافيًا ويجذب انتباه القارئ. لكن لا تفرط في استخدام الرسومات والصور في توقيع بريدك الإلكتروني. لا تقم بإنشاء توقيع بريد إلكتروني مع صورة واحدة كبيرة تحتوي على جميع معلومات الاتصال الخاصة بك ، لأن بعض برامج البريد الإلكتروني قد تمنع الصورة ولن يرى المستلم هذه المعلومات أبدًا. قم بتضمين رسم صغير واحد فقط في توقيعك لمرافقة معلومات نصية منفصلة ، وتجنب استخدام الصور المتحركة لأنها مرفقات كبيرة قد تتسبب في إيقاف بريدك الإلكتروني عن طريق مرشحات البريد العشوائي والفيروسات.

ختم السرية

ختم السرية هو نص إضافي يضاف بعد توقيع البريد الإلكتروني يحذر المستلم من أن محتويات البريد الإلكتروني يجب أن تظل سرية. قد يكون إرسال معلومات سرية عبر البريد الإلكتروني مخاطرة حيث يمكن توجيهها إلى الشخص الخطأ ، أو يمكن لطرف ثالث استخراج البريد الإلكتروني والحصول على المعلومات. ولكن إذا قمت بإرسال رسائل بريد إلكتروني سرية ، فإن ختم السرية يعد فكرة جيدة. اجعل الختم قصيرًا ومباشرًا. إنها لفكرة جيدة أن يساعدك محامٍ في صياغة الصياغة بحيث تتم بشكل صحيح.