كيفية إجراء اجتماع استكشافي

يستخدم أصحاب الأعمال الصغيرة الاجتماعات الاستكشافية لاختبار الأمور المتعلقة بالمشاريع الجديدة أو عمليات الدمج أو الاستحواذ أو أفكار الأعمال الأخرى دون أي التزام أو التزام قانوني. تسمح هذه الاجتماعات لأصحاب المشاريع أو المديرين التنفيذيين بإجراء مناقشات مفتوحة وصريحة لتحديد ما إذا كانت جميع الأطراف المعنية ترغب في المضي قدمًا في تقييم رسمي للمشروع وتحديد من سيكون مسؤولاً عن ماذا.

1

اكتب أهداف الاجتماع الاستكشافي. قم بتضمين الغرض الرئيسي من الاجتماع ، والموضوعات التي ستتم مناقشتها ، والأشخاص الذين ستتم دعوتهم والنتائج المتوقعة. ضع قائمة بالمزايا التي تعود على الأطراف المعنية.

2

حدد المعلومات التي سيتم تقديمها في الاجتماع. قم بتضمين أي إحصائيات أو بيانات تاريخية أو أبحاث داخلية أو أبحاث سوقية أو عصف ذهني أو معلومات مالية. ضع جدول أعمال ، بما في ذلك المقدمات وبيان الغرض والمواضيع المحددة التي ستتم مناقشتها.

3

إرسال دعوة إلى الأطراف المهتمة. حدد الغرض من الاجتماع ، وما سيتم مناقشته ، وما هي المعلومات أو الوثائق التي يجب على كل طرف إعدادها وتقديمها وما هي الخطوة التالية إذا اتفق الطرفان على المضي قدمًا. أبلغ أن الاجتماع استكشافي بطبيعته وأنه لن يلتزم أي شخص قانونيًا بأي اقتراحات أو بيانات أو إقرارات أو تعليقات يتم تقديمها في الاجتماع.

4

دعوة الاجتماع للترتيب ، وتقديم جميع الأطراف ومراجعة جدول الأعمال كرر التأكيد على أن الاجتماع غير ملزم ولن يقدم جميع الحقائق والمعلومات المطلوبة لإكمال المهمة المقترحة التي تناقشها. وضح أن الاجتماع موجه في المقام الأول نحو قياس اهتمام الأطراف بالمضي قدمًا ، بناءً على مناقشة واسعة لآرائهم حول جدوى المشروع والاهتمام بمتابعته.

5

ابدأ جدول الأعمال بذكر اهتمامك بالمشروع أو البيع أو الاستحواذ أو الدمج أو البرنامج المحدد ولماذا تعتقد أنه سيفيد جميع الأطراف انزل في جدول الأعمال مع توضيح نقاطك وتقديم المعلومات التي أعددتها. تواصل في ظل أي ظروف تشعر أنه يجب على الأطراف المضي قدمًا في التخطيط الرسمي. على سبيل المثال ، إذا كنت تقترح الاندماج ، فناقش المشكلات التي يواجهها الطرفان ، مثل المنافسة المتزايدة أو تقلص السوق ، والفوائد ، مثل انخفاض التكاليف العامة وزيادة الحصة السوقية وانخفاض تكاليف التشغيل.

6

اسمح للحاضرين بطرح الأسئلة وطلب المدخلات. امنح وقتًا بعد الانتهاء من جدول الأعمال للأحزاب للقيام بالدحض أو تقديم أفكار مضادة. اطلب من كلا الطرفين بيان مصالحهما المالية إذا كان الاجتماع يتعلق بالبيع أو الاندماج. اجعل الإدارة التنفيذية للمؤسسة التجارية هي الفوائد التي سيحتاجها الاقتراح الداخلي لهم للتوقيع على المضي قدمًا في إعداد اقتراح رسمي. اطلب من جميع الأطراف التعبير عن دعمهم أو معارضتهم للمضي قدمًا في اقتراح رسمي ولماذا. حدد ما إذا كانت جميع الأطراف ترغب في المضي قدمًا أو ما إذا كان الاقتراح قد مات.

7

حدد شروط المضي قدمًا إذا وافق الطرفان على القيام بذلك. قم بتضمين الهدف النهائي للمشروع ، وما هي المعلومات التي يجب تضمينها في التقرير الرسمي ، ومن سيقدم ما هي المعلومات ، ومن سيقوم بإعداد التقرير ، ومتى سيعقد الاجتماع التالي. حدد المعلومات التي تندرج تحت اتفاقيات السرية وكيف سيتم توصيل هذه المعلومات.