ماذا أفعل إذا رفض الدائن إعطائي إيصالاً؟

الإيصال هو دليل على قيامك بسداد دفعة محددة مقابل سلع أو خدمات. وهي أيضًا وثيقة مهمة للحفاظ على سجلات عملك ولإعداد إقراراتك الضريبية. تتطلب أفضل ممارسات العمل أن تقدم إيصالاتك بطريقة منظمة بحيث إذا كنت بحاجة إلى الرجوع إليها ، يمكنك العثور عليها بسهولة. إذا لم تتمكن من الحصول على إيصال ، فلا تزال هناك إجراءات يمكنك اتخاذها لإنشاء مسار ورقي.

الإجراء القياسي

ما لم تدفع مقدمًا ، عند استلامك للتسليم ، ستتلقى عمومًا إما قائمة تعبئة أو فاتورة. إذا دفعت مقدمًا ، يجب أن تتلقى إيصالًا. إذا تلقيت قائمة تعبئة فقط ، فقد يرسل المورد فاتورة منفصلة أو يجمع بين الفواتير ويرسل إليك فاتورة شهرية. في هذه المرحلة ، أنت مدين بأموال المورد الخاص بك ولا يصبح المورد الخاص بك فحسب ، بل أيضًا دائنًا لك.

وثائق مفقودة

يعد وجود أثر ورقي مناسب مكونًا أساسيًا في إدارة عمل تجاري ناجح. لا تحتاج فقط إلى تتبع نفقاتك ولكن عليك أيضًا أن تكون قادرًا على التحقق من النفقات إذا أصبحت موضوع تدقيق من قبل دائرة الإيرادات الداخلية. إذا فقدت إيصالًا ، فإن الخطوة الأولى هي الاتصال بالدائن وطلب نسخة منه. يدرك معظم الدائنين حاجتك إلى الاحتفاظ بسجلات مناسبة. يريدون أيضًا التأكد من موافقتكما على ما تم دفعه وما هو مستحق. من خلال تقديم سجلاتهم ، يكون من السهل تحديد أي تناقضات.

رفض الدائن

لا توجد حالات كثيرة لا يمنحك فيها الدائن إيصالًا. إذا كنت تتمتع بعلاقات جيدة وهم يحتفظون بأنفسهم بسجلات كافية ، فيجب أن يكونوا سعداء للقيام بذلك. بالطبع ، إذا لم يكن لديهم سجل بدفعك ، فلن يتمكنوا من التحقق من دفعتك وبالتالي لن يتمكنوا من تقديم إيصال. بصفتك صاحب عمل ، من المهم أن تحافظ على ضوابط داخلية صارمة للتأكد من أن مدفوعاتك قد تمت بالفعل ولم يتم تحويلها من قبل أحد موظفيك ، مما أدى إلى رفض الدائن إصدار إيصال لأنه لم يتلق الأموال مطلقًا.

البدائل

يمكنك دائمًا استخدام شكل من أشكال التحقق البديل لسجلاتك ، إذا لم تتمكن من الحصول على إيصال من الدائن السابق. إذا دفعت بشيك ، فما عليك سوى إرفاق نسخة من الشيك الملغى بنسخة من الفاتورة ووضعها في سجلاتك. حتى مجرد كتابة رقم الشيك والتاريخ والمبلغ المدفوع على الفاتورة يجب أن يكون كافياً لسجلاتك. في أكتوبر 2004 ، تم تمرير قانون اتحادي يُعرف باسم "الشيك 21" والذي يسمح للبنوك بتقديم نسخة إلكترونية فقط من الشيك الخاص بك. هذا دليل ملزم قانونًا على الدفع.

التوثيق الداعم

إذا قمت بالدفع عن طريق بطاقة الائتمان يمكنك إرفاق نسخة من كشف الحساب الشهري. إذا دفعت نقدًا ولم تتمكن من الحصول على إيصال ، فمن المحتمل ألا يرغب المورد في الإبلاغ عن هذا الدخل ولن تتمكن من التحقق من الدفع. لا يزال بإمكانك سرد المدفوعات في إقرارك الضريبي. وفقًا لـ IRS Publication 583 ، فإن الشيكات الملغاة وإيصالات تسجيل النقدية وكشوف الحساب وقسائم بطاقات الائتمان والفواتير وقسائم المصروفات النثرية كلها أشكال صالحة من المستندات الداعمة.