كيفية كتابة مذكرة عمل رسمية

تُفيد المذكرات التجارية في نقل المعلومات المهمة بسرعة إلى عدة أشخاص في قسم أو شركة. تُعلم المذكرات الموظفين بالسياسات الجديدة ، وتعلن عن معلومات مهمة ، وتوفر تفاصيل حول المشاريع أو تُبلغ الموظفين بالمواعيد النهائية. على الرغم من اختلاف موضوع المذكرات ، إلا أن جميع المذكرات التجارية تتبع نفس التنسيق الأساسي.

سطر ورأس المذكرة

اكتب كلمة "مذكرة" أو "مذكرة" وقم بتوسيطها في أعلى الصفحة. ابدأ كتلة الرأس في أعلى يسار الصفحة بخطين قبل سطر المذكرة. اكتب "إلى:" في السطر الأول وقم بإدراج اسم كل مستلم ولوحة الوظيفة. يوصي مختبر Purdue Online للكتابة باستخدام الأسماء الكاملة في القائمة حتى إذا كنت تخاطب المستلم باسم مستعار عندما تراها شخصيًا. اتبع هذا السطر مع "من:" واكتب اسمك والمسمى الوظيفي. اكتب "التاريخ:" والتاريخ الحالي في السطر التالي. مقطع الموضوع موجود في السطر الرابع والأخير من الرأس. اكتب "الموضوع:" ثم قم بتضمين وصف موجز للموضوع. من المرجح أن يقرأ المستلمون المذكرة إذا جعلت الموضوع مباشرًا قدر الإمكان. سيحظى "جدول تسليمات مشروع جوبيتر" باهتمام أكثر من "مشروع جوبيتر ،"خاصة إذا تلقى المستلمون العديد من المذكرات حول المشروع.

افتتاح

الافتتاح يشرح بإيجاز سبب المذكرة. قد يقرأ سطرك الأول ، "المرحلة الأولى من مشروع المشتري مستحقة بنهاية الشهر. من أجل ضمان تحقيق هذا الهدف ، نحتاج إلى معرفة حالة مهامك ". اجعل هذا القسم قصير المذكرة. يجب أن تشرح بإيجاز ودقة سبب المذكرة. إذا كانت الافتتاحية طويلة أو غامضة ، فقد لا يصل القراء إلى القسم الرئيسي من مذكرتك.

الكتلة الرئيسية

يتم توسيع الكتلة الرئيسية للمذكرة عند الافتتاح وتتضمن معلومات إضافية لدعم الجمل الافتتاحية. تقترح كلية ماثيو دبليو فورد للأعمال تجنب الكتل الكبيرة من النص وتوصي باستخدام جمل أو عبارات مفردة بدلاً من ذلك لتلخيص المعلومات التي يحتاج المستلمون إلى معرفتها. قد تتضمن الكتلة الرئيسية لمذكرتك جمل تطلب من المستلمين سرد كل مهمة تم تعيينها لهم وإطلاعك على تقدم كل مهمة. أنهِ المذكرة بشكر المستلمين على مساعدتهم. اطلب منهم الاتصال بك إذا كانت لديهم أي أسئلة أو مخاوف. تنبيه المستلمين إلى أي مستندات يمكن إرفاقها بكتابة "Attached:" بما في ذلك وصف موجز للمرفق.

التنسيق والأسلوب

استخدم خطًا من 12 نقطة ليس من الصعب قراءته ، مثل Times New Roman أو Arial أو Calibri. اكتب فقرات تتكون من ثلاث إلى خمس جمل. تأكد من أن كل فقرة تحتوي على فكرة واحدة فقط. حدد المذكرة بصفحة واحدة. إذا كانت المذكرة أطول ، فقد لا يقرأ المستلمون الصفحة الأولى. تجنب اللغة الكلامية والجمل الطويلة. لا تخلط بين مذكرة وتقرير. الغرض من المذكرة هو تلخيص المعلومات المهمة بتنسيق يمكن قراءته. حفظ التحليلات الطويلة أو المناقشة الفلسفية للاجتماعات أو التقارير.