كيفية تحويل تقارير الوصول إلى جداول Excel

تتمثل إحدى ميزات Microsoft Office Suite الرئيسية في القدرة على نقل البيانات وتحويلها لاستخدامها في كل برنامج من البرامج المختلفة التي تشكل الحزمة الشاملة. يمكن لمستخدمي الأعمال الصغيرة الذين يفضلون ملاءمة جداول Excel عندما يتعلق الأمر بأي شيء من بيانات المبيعات إلى سجلات العملاء تحويل التقارير التي تم إنشاؤها بواسطة جداول Access إلى Excel بسهولة باستخدام ميزة تلقائية في Access.

1

افتح قاعدة بيانات Access الخاصة بك.

2

قم بإنشاء التقرير الذي تحتاجه من قاعدة البيانات الخاصة بك عن طريق النقر فوق اسمه في العمود السفلي الأيسر من قاعدة البيانات الخاصة بك ضمن "التقارير". يظهر التقرير على شاشتك.

3

انقر فوق علامة التبويب "البيانات الخارجية" من شريط الوصول على طول الجزء العلوي من النافذة ثم انقر فوق أيقونة Excel ، وهي الثانية من اليسار في مجموعة التصدير بقائمة البيانات الخارجية. انتظر حتى يتم فتح مربع الحوار "تصدير - جدول بيانات Excel".

4

انقر فوق الزر "استعراض" في نهاية الحقل "اسم الملف: نص" في مربع الحوار. انتظر حتى يظهر مربع الحوار File Save.

5

حدد محرك الأقراص والمجلد الذي تريد حفظ إصدار جدول بيانات Excel من التقرير فيه. اكتب الاسم الذي تريد حفظ الملف تحته في الحقل "اسم الملف: نص" في مربع الحوار "حفظ الملف" ثم انقر فوق الزر "حفظ".

6

حدد تنسيق Excel المعين الذي تريد حفظ جدول البيانات به باستخدام القائمة المنسدلة تنسيق الملف في مربع الحوار تصدير - جدول بيانات Excel.

7

تأكد من تحديد المربع بجوار "تصدير البيانات بالتنسيق والتخطيط" ، وهو الخيار الافتراضي عادةً ، للحصول على أفضل النتائج.

8

انقر فوق الزر "حفظ" الموجود أسفل مربع الحوار للعودة إلى المربع الرئيسي. حدد المربع الموجود على يسار "فتح ملف الوجهة بعد اكتمال عملية التصدير" إذا كنت تريد العمل على ملف Excel بمجرد تصدير بياناتك.

9

حدد المربع الموجود على يسار "تصدير السجلات المحددة فقط" إذا قمت بإعداد تقريرك باستخدام سجلات محددة فقط. لا يمكن تحديد هذا المربع عادةً إلا إذا قمت بإنشاء تقرير مخصص معين باستخدام سجلات محددة فقط من قاعدة البيانات الخاصة بك.

10

انقر فوق الزر "موافق" في الجزء السفلي من مربع الحوار.

11

حدد مربع "حفظ خطوات التصدير" في مربع الحوار إذا كنت تريد حفظ خطوات التصدير لاستخدامها في المستقبل. أدخل اسمًا ووصفًا كما يحلو لك وانقر فوق الزر "حفظ تصدير".

12

انتظر حتى يتم فتح جدول بيانات Excel في نافذة أخرى إذا قمت بتحديد المربع المناسب في الخطوة 8. افتح برنامج Excel واستعرض جدول البيانات بالاسم إذا لم تقم بتحديد المربع.

13

اعمل على جدول بيانات Excel كما تفعل مع أي جدول بيانات آخر ولكن انتبه إلى مربعات الحوار التي ستطلب منك ما إذا كنت تريد تغيير البيانات من تقرير Access الخاص بك.