إعداد خطة إدارة العقد

العقد هو اتفاق ملزم بين طرفين أو أكثر. يمكن أن تكون الأطراف كيانات حكومية وتجارية أو أفراد. أثناء مفاوضات العقد ، يعرض أحد الطرفين إكمال إجراءات محددة مقابل مدفوعات من الطرف الآخر أو الأطراف الأخرى. تساعد خطة إدارة العقد عملك في إدارة العقد بنجاح وتوفر أداة لمراقبة أداء شركتك والالتزام بشروط العقد.

الإنجازات

اقرأ عقدك جيدًا وأنشئ قوائم مرجعية لجميع تسليمات العقد. غالبًا ما تعتمد المدفوعات التي يتلقاها عملك من عقدك على استلام الطرف الآخر لمنتج أو خدمة ، بما يتماشى عادةً مع المواصفات المكتوبة. عندما تقوم بإدراج مخرجات العقد ، قم بتدوين المعايير المحددة للقبول والبدلات الخاصة بالبدائل.

جداول

تغطي العقود فترة محددة. يجب أن تتضمن خطة إدارة العقد جدولاً زمنيًا لتواريخ بدء التشغيل والمواعيد النهائية للتسليم وتاريخ إغلاق العقد. قم بتدوين المعالم التي تؤثر على إنتاج أو تقديم أي مخرجات ، وضعها في تقويم العقد. الجدول الرئيسي مع المعالم والمواعيد النهائية هو أداة تخطيط تستخدمها شركتك لمراقبة التقدم وتعديل خطة الإدارة.

المالية

يجب أن يكون لشركتك ميزانية عقد تُفصِّل النفقات التي تتكبدها أثناء تنفيذ العقد. يحتاج الشخص المسؤول عن الإدارة المالية أيضًا إلى تسوية النفقات المتوقعة مقابل النفقات الفعلية واستخراج نفقات العقد القابلة للفوترة. يجب أن يعرف الشخص الذي يدير ميزانية العقد ما هي الوثائق المصاحبة لكل فاتورة وكيف يتم الدفع لك ومتى يتم الدفع لك. سيتم أيضًا ترحيل دخلك من العقد في دفاتر شركتك بطريقة تسمح لك بتتبع مستحقات ودفعات حسابات العقد.

خطة عمل

قم بإنشاء خطة عمل تخصص الموارد البشرية والمالية اللازمة للوفاء بشروط العقد. قم بتعيين مسؤوليات كل تسليم إلى الموظفين الداخليين أو حدد المساعدة المؤقتة والخبراء الخارجيين الذين تحتاجهم للوفاء بجداول العقود. ضع جدولاً لإعداد التقارير يبقيك على اطلاع بالموارد المطلوبة والموارد المخصصة وعبء تكلفة مواردك. قم بتقييم مستوى أدائك بانتظام. قارن الأنشطة والمخرجات المقترحة بمدخلاتك ونتائجك الفعلية. اطلب تعديل العقد إذا تأخرت بشدة عن الجدول الزمني. كن مستعدًا لتقديم شرح مفصل لكيفية التخطيط للتعامل مع العوامل التي أعاقت التنفيذ الناجح لخطة العمل الأصلية.

إدارة المخاطر

حدد المخاطر التي قد تمنع شركتك من الوفاء بشروط العقد. يعتبر فقدان الموظفين الرئيسيين والكوارث الطبيعية والقيود المالية من المخاطر الشائعة التي يواجهها المقاولون. قم بإعداد إستراتيجية لمواجهة المخاطر التي تحددها. قم ببناء بعض الفسحة في خطة العمل لإجراء تصحيحات محتملة للمسار أو تعديل معالم العقد دون تكبد تكاليف إضافية أو فقدان المواعيد النهائية التي تؤثر على دخلك من العقد.