أهداف الاتصالات التجارية

بصفتك صاحب عمل صغير ، من المغري النظر إلى الحالة الراهنة لشؤون التواصل على أنها سيئة للغاية. الدليل في كل مكان. يندفع الناس خلال حياتهم اليومية ، ويمشطون رسائلهم النصية ورسائل البريد الإلكتروني والبريد العادي على عجل لمعرفة ما إذا كانوا قد نسوا أي شيء ملح للغاية ، وهو أمر بالغ الأهمية بحيث قد ينهار العالم إذا لم يستجيبوا لهذا النص أو البريد الصوتي في الوقت الحالي .

كل هذا الاندفاع المبعثر مثل دجاجة بدون رأس يقدم لك فرصة للتميز بين موظفيك وعملائك ومورديك ومندوبي المبيعات وشركائك الخارجيين ، كشخص أكثر احترافًا في التواصل. أنت محترف في الاتصال. يمكنك أن تترك انطباعًا راقيًا لدى كل شخص تقابله ، لأنك على استعداد لإبطاء السرعة. أنت ذكي بما يكفي لتعلم أن اسمك الجيد وعلامتك التجارية وصورتك وسمعتك تعتمد على كونك متواصلًا جيدًا ، لذلك قررت تحسين أهدافك في التواصل التجاري

بقدر ما تعرفه بالفعل عن التواصل ، فأنت تعلم أيضًا أنك ستتمتع بميزة مميزة على منافسيك من خلال ضمان أنك:

  • اصقل عملية الاتصال الأساسية.
  • ضع في اعتبارك بعض التعريفات المفيدة للاتصالات التجارية. فهم الخصائص المعبرة للاتصالات التجارية. انظر إلى أهداف الاتصالات التجارية.

صقل على التواصل

في الوقت الحالي ، حاول ألا تفكر في رسائل البريد الصوتي التي تركتها على جهاز شخص ما أو رسائل البريد الإلكتروني التي أرسلتها والتي فشلت في الحصول على رد. في حين أن هذه هي بالتأكيد أشكال من التواصل ، إلا أنها طريقة واحدة. معظم أشكال الاتصال هي تبادلات ثنائية الاتجاه. بهذه الطريقة ، تتبع الاتصالات "العامة" والتواصل التجاري بعض الخطوات المماثلة:

  • يتصور المرسل فكرة.
  • يقرر المرسل كيفية التعبير عن الفكرة بالكلمات - وهي عملية يطلق عليها اختصاصيو الاتصال اسم "التشفير".
  • يختار المرسل وسيطًا (الهاتف ، بريد إلكتروني ، رسالة نصية) لإرسال الفكرة. * ينقل المرسل الرسالة.
  • يتلقى المستلم الرسالة ويفك شفراتها.
  • يقدم المستلم ملاحظات.

تعريف الاتصالات التجارية

قد يساعد في ترسيخ فهمك من خلال تعريف ، لذلك فكر في واحد من قاموس الأعمال. يعرف الاتصال بأنه:

  • "عملية ثنائية الاتجاه للوصول إلى التفاهم المتبادل ، حيث لا يقوم المشاركون بتبادل (ترميز وفك تشفير) المعلومات والأخبار والأفكار والمشاعر فحسب ، بل أيضًا إنشاء المعنى ومشاركته."

يتم تمييز الاتصال "العام" عن الاتصالات التجارية ، بسبب السياق الذي يحدث فيه التبادل - بمعنى آخر ، في بيئة الأعمال. هذه واحدة من تلك الأوقات المفيدة التي توجد فيها العديد من تعريفات الاتصالات التجارية ، مما يسمح لك بتجميع العناصر معًا كما تراه مناسبًا.

أحد التعريفات صمد أمام اختبار الزمن ، صاغه لورانس ديفيد برينان في كتابه الصادر عام 1960 ، "اتصالات الأعمال". لاحظ كيف أنها تبرز الإعداد:

  • "الاتصالات التجارية هي التعبير عن الأفكار وتوجيهها وتلقيها وتبادلها في التجارة والصناعة. "

توسّع قاموس الأعمال في هذا التعريف بالقول إن الاتصالات التجارية هي:

  • "مشاركة المعلومات بين الأشخاص داخل مؤسسة والتي يتم تنفيذها من أجل المنفعة التجارية للمؤسسة. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تشير الاتصالات التجارية أيضًا إلى كيفية مشاركة الشركة للمعلومات _ترويج منتجاتها أو خدماتها للمستهلكين المحتملين . "

المحصلة هي أن الاتصالات التجارية يمكن أن تتخذ شكلين: داخلي وخارجي. لذا ، فإن بعض الاتصالات التي تشاركها مخصصة للعالم الخارجي ، وبعض الاتصالات التي تشاركها مخصصة لجمهورك الداخلي ، أي موظفيك وزملائك الآخرين. فكر في الاتصال الداخلي على أنه معلومات سرية أو خاصة.

من غير المحتمل أن تقيد تدفق المعلومات بالطريقة الأخرى. بمعنى آخر ، من غير المحتمل أن تكون في موقع مشاركة المعلومات مع جمهور خارجي ، مع الاحتفاظ بها (أو محاولة الاحتفاظ بها) من أعضاء جمهورك الداخلي. يجب أن تبقى في الحلقة. كما يقول الاتصال التجاري:

  • "الاتصالات التجارية ضرورية لأداء وظائف الإدارة ولضمان النجاح التنظيمي."

ركز على خصائص الكلام

في هذه المرحلة ، قد يكون قد بدأ فجرًا لك أن أكثر من مجرد الإعداد يمكن أن يميز الاتصالات التجارية عن الاتصالات "العامة" التي تحدث في عالمك. لذلك إذا تساءلت يومًا ، "ما هي خصائص الاتصال التجاري فقط؟" ابحث عن بعض الصفات التالية. قد لا يكونوا موجودين في كل بيان ترسله أو تتلقاه. ولكن نظرًا لأن الاتصالات التجارية هادفة أيضًا ، فمن المحتمل أن تظهر بعض الخصائص مرارًا وتكرارًا. الاتصالات التجارية هي:

  • واقعي. التواصل التجاري الجيد هو أمر واقعي. لا شيء يمكن أن يفسد سمعة الشركة بشكل أسرع من الإبلاغ عن إحصائيات غير دقيقة وأنصاف الحقائق والادعاءات المبالغ فيها. في الوقت الحاضر ، يتحقق الأشخاص من المعلومات للتأكد من دقتها ، وتسهل التكنولوجيا عليهم نسبيًا القيام بذلك. تتيح مبيعات الشركة والمواد الترويجية لها مجالًا للتباهي والتباهي - طالما يمكن دعم المطالبات والتحقق من صحتها. * واضح. الاتصالات التجارية الجيدة خالية من البيانات الغامضة والغامضة .يجب ألا يتساءل مستلم الرسالة أبدًا عن ماهية الرسالة ". يتم "المساعدة" على التواصل الواضح باستخدام كلمات بسيطة ، بدلاً من الكلمات المعقدة وباستخدام جمل توضيحية مباشرة. يجد العديد من الأشخاص أنه من الأسهل متابعة المعلومات عندما يتم تقديمها في شكل نقطي أو عندما تكون مصحوبة بمخططات أو رسوم بيانية. تعمل هذه العناصر على تحسين الوضوح أيضًا.
  • عملي. التواصل الجيد في العمل مفيد وضروري. سواء كان الاتصال يتخذ شكل موقع ويب خاص بالعمل أو كتيب أو بيان صحفي ، يجب أن يكون هناك سبب منطقي يدعم سبب وجود الاتصال وكيف يمكن للناس الاستفادة من الاتصال.
  • غالبًا ما تكون مقنعة. تسعى الاتصالات التجارية الجيدة إلى تحريك شخص ما في تلك المجموعة الداخلية أو الخارجية للقيام بشيء ما. (وإذا كان واضحًا ، يجب أن يكون واضحًا ما هو هذا "الشيء".) يرتكب بعض أصحاب الأعمال خطأ تجاهل قوة الرسائل اللاشعورية في اتصالاتهم. على سبيل المثال ، يستغرق نشر تحيات الذكرى السنوية للشركة وتعيين "موظف الشهر" وقتًا وجهدًا. ولكن يجب أن تكون الرسالة المقنعة الضمنية واضحة للموظفين ذوي الإدراك البصري: "هذه شركة تهتم ، لذا عليك القيام بدورك وتهتم بالشركة".
  • استراتيجية. يتم تخطيط وتنظيم وتنفيذ الاتصالات التجارية الجيدة بحيث تحقق هدفها الخاص.

انظر إلى أهداف الاتصالات التجارية

كما قد تشك ، يمكن أن تكون هذه الأهداف متنوعة مثل أعضاء فريقك. في الواقع ، عندما تنظر حول مكتبك ، قد تعكس أنواع الاتصالات التجارية التي تتدفق داخليًا شكل أو وظيفة أو شخصية أقسامك المختلفة. تتضمن بعض أهداف الاتصالات التجارية ما يلي:

  • مشاركة المعلومات ، والتي قد تمثل غالبية الاتصالات التجارية التي ترسلها داخليًا وخارجيًا. قد تكون هذه المعلومات في الوقت المناسب ، مثل تقارير المبيعات ونتائج استطلاعات رضا العملاء. قد يكون بعضها حساسًا بطبيعته ، مثل تقارير أرباحك. وبعضها قد يتم تمييزه على أنه "سري" ويقتصر على أشخاص معينين فقط ، مثل تغيير استراتيجي في الاتجاه بين أحد منافسيك. الأهداف الرئيسية لهذا النوع من الاتصالات هي لتثقيف وتنوير. * الإقناع،التي يربطها العديد من الأشخاص بسهولة بالمبيعات والإعلان ومواد التسويق. عندما يتم صياغة هذه الأنواع من الجهود المقنعة بشكل جيد ، يتم تحريك المستلمين بل ويتوقون إلى التصرف وفقًا للرسالة. لكن "الضمانات" التي تروج لمنتجات أو خدمات عملك لا تمثل سوى بعضًا من الاتصالات التجارية المقنعة التي قد تجيدها بصفتك مالكًا للأعمال الصغيرة. قد يتطلب استرضاء البائع أو المورد العنيد في مرحلة ما نداء مقنع. قد تتطلب محاولة كسب تباين تقسيم المناطق لأعمالك جهودًا مقنعة متعددة للمسؤولين الحكوميين المحليين والإقليميين. ولا تنسَ موظفيك ، الذين قد يشككون في مرحلة ما في الحكمة من سياسة أو إجراء جديد للشركة. قد يكون البريد الإلكتروني المقنع منك هو ما يحتاجون إليه بالضبط.
  • يعتبر تقييم الأداء وتقديم الملاحظات ، وهو ما يتفق عليه العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة ، مهارة يطورونها بمرور الوقت. بعد كل شيء ، لا أحد هو مثمن مولود للأداء البشري والإمكانات. عادة ما يتوقع الموظفون هذا النوع من الاتصالات التجارية بفارغ الصبر ، خاصة إذا كان مرتبطًا بزيادة الرواتب. نظرًا لأن المراجعات هي إحدى الطرق التي يظل فيها صاحب العمل مسؤولاً أمام موظفيه ، فإن المالك الذكي يظل في الموعد المحدد ويضمن أن لديه نظامًا عمليًا لتقييم أداء الموظف.
  • التحفيز ، والذي قد يمتد لسلسلة كاملة من مذكرة شكر مرسلة إلى جميع الموظفين إلى إعلان عن مسابقة مبيعات مرتبطة بجائزة باهظة. لا أحد يعرف موظفيك أفضل منك ، لذلك لا أحد يعرف بشكل أفضل كيف يحفزهم على مواكبة أو تحسين مستوى العمل الذي ينتجه. الهدف الآخر من الاتصالات التجارية التحفيزية هو تعزيز الصداقة الحميمة في مكان العمل ، والتي غالبًا ما تولد الولاء.
  • إضفاء المشورة، والتي قد تجد أن تكون واحدة من أكثر أجزاء مجزية من دورك كمالك للأعمال التجارية الصغيرة. من المفترض أن موظفيك ينظرون إليك ويعتمدون عليك في القيادة - لإخبارهم ليس فقط بما يجب عليهم فعله ولكن كيفية القيام بذلك بشكل أفضل. كشكل من أشكال الاتصالات التجارية ، يمكن توجيه المشورة إلى فرد أو مجموعة ، حسب الظروف. يمكن أن تصبح هذه البيانات ، المصممة بعناية ومع أمثلة مفيدة لتوضيح نقاطك ، موارد قيمة للموظفين. عرضالاقتراحات والآراء والأفكار ، والتي يمكن أن تتدفق بطريقتين ، منك إلى موظفيك أو منك. اعتمادًا على هيكل عملك ، قد يكون لديك أيضًا مديرين متوسطين تعتمد عليهم للحفاظ على استمرار هذا التدفق. يمكن أن تحمل الاقتراحات والآراء والأفكار وعودًا كبيرة لتحسين الأعمال التجارية بطرق لا تعد ولا تحصى - طالما أن الغرور والتنافس والغيرة التنافسية لا تتدخل. أيضًا ، يتطلب الأمر التزامًا من جانب صاحب عمل واثق ومنفتح للحفاظ على هذا النوع من الاتصالات مستمرًا. في الأيام الأولى ، تعهد العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة بالحفاظ على "سياسة الباب المفتوح" للاقتراحات والآراء والأفكار. ولكن بعد ذلك ينتهي بهم الأمر بمناشدة صحافة الوقت وقطعوا هذا المورد القيم عن غير قصد. التوصيةتعليمات أو تدريب متعلق بالعمل ، يمكنك إجراؤه بنفسك أو الاستعانة بمصادر خارجية لطرف ثالث. في كلتا الحالتين ، يمكن أن يحتوي هذا النوع من الاتصالات التجارية على عنصر إقناع أيضًا ، خاصة إذا كنت تشك في أن الموظفين قد يقاومون التوصية. قد يفاجئك موظفوك: عادةً ، سيقدرون الفرصة لتوسيع معارفهم وتعزيز مهاراتهم مع تحسين قيمتها لك أيضًا. غالبًا ما يتطلب التدريس والتدريب موجتين من الاتصال: الأولى تعلن عن التدريب ؛ والثاني لتوفير المعلومات الداعمة ، مثل المواد المرجعية.

كما هو الحال مع العناصر الأخرى في عملك الصغير ، فأنت ملزم بتحسين مهارات الاتصال في العمل من خلال الممارسة. لذا ، إذا كنت تفكر في تعيين "مدير الانطباعات الأولى؟" لا تهتم. يجب أن تترك بياناتك الانطباع الصحيح الذي يميزك عن الحشد المشتت من حولك.