كيفية عمل مخطط الإجراءات

يمكن أن يساعد المخطط الإجرائي الشركات في تدريب الموظفين الجدد ، وتوجيه الموظفين المخضرمين من خلال العمليات المعقدة ، وخلق فهم أفضل بين جميع الموظفين حول طبيعة مؤسستهم. يمكن أن يؤدي اتباع بعض الإرشادات إلى مخططات إجرائية غنية بالمعلومات ومنظمة ومن المحتمل أن تزيد الإنتاج.

استخدم برنامج الرسوم البيانية

يمكن أن تكون برامج الرسم وجداول البيانات مفيدة في إنشاء مخططات إجرائية. بالإضافة إلى زيادة التماثل التنظيمي والنصوي الذي يأتي من خلال استخدام أدوات الرسم والتسمية المستندة إلى الكمبيوتر ، من السهل أيضًا إعادة إنتاج المخططات الرقمية في حالة طلب الكثير من الموظفين نسخًا. بينما يمكن تكوين المخططات الإجرائية حتى في أكثر برامج الرسم الأولية ، تتخصص العديد من حزم البرامج في السوق في رسم مخطط انسيابي وإنشاء المستندات الإجرائية للشركات الصغيرة.

كن موجزا

يمكن أن تخرج المخططات الإجرائية عن السيطرة بسرعة إذا حاولت تنفيذ تفاصيل كل جانب من جوانب العملية في مخطط واحد. عند إنشاء مخطط إجرائي ، ابدأ بأساسيات العملية وقم بتنفيذ خطوات صغيرة محورية للعملية. قد تتطلب تعقيدات المشروع أو النظام والعمليات التفصيلية التي لا يمكن تفسيرها كجزء من عملية أكبر مستندات إجرائية منفصلة خاصة بها.

تجنب التقاطع

التفاعلات بجميع أنواعها هي مفتاح الإجراءات. التأثير على الخطوات الأولية أو السابقة له تأثير مباشر على الخطوات التالية. ولكن من وجهة نظر توضيحية ، قد يكون من الصعب على المشاهدين فهم المخططات الإجرائية التي تحتوي على مجموعة من التداخل أو إعادة الضبط. عند رسم الإجراءات ، اتخذ تدابير لتجنب المسارات المعقدة والخطط المعقدة. مفتاح التخطيط الإجرائي هو جعل الأنظمة أكثر وضوحًا ، وليس أقل.

توقع وتخلص من الارتباك

إثبات المخططات الإجرائية الجديدة للدقة النحوية والواقعية قبل إصدارها رسميًا. قد يستلزم ذلك قيام مجموعات من الموظفين أو الأفراد على مستوى الإشراف أو الإدارة بمراجعتها من أجل الوضوح والدقة. يمكن أن يؤدي توزيع المخططات الإجرائية المصممة بشكل غير صحيح إلى تعطيل الإنتاجية ومن المحتمل أن يتسبب في حدوث انهيار في الإنتاج. يمكن أن يؤدي التضليل فيما يتعلق بالإجراءات أيضًا إلى حدوث عيوب في أنظمة الشركة.