كيفية تقديم أخبار جيدة في مذكرة عمل

تنتشر الأخبار السيئة بسرعة داخل شركة أو مؤسسة ، لذلك تحدث عن التطورات الإيجابية بطريقة موجزة وفي الوقت المناسب. قم بصياغة مذكرة إلى الموظفين المناسبين للإبلاغ عن التوقيع على عميل إعلان جديد طال انتظاره ، أو لتقديم ميزة أو فائدة جديدة للشركة أو للإعلان عن مكافآت لتجاوز أهداف مبيعات الشركة السنوية. يجب أن تكون مذكرتك مباشرة وفي صلب الموضوع ، بما في ذلك قسم تمهيدي أو خلفية موجز فقط ، وبيان واضح للأخبار السارة وتعليمات دقيقة لأي إجراءات متابعة مطلوبة للموظفين.

1

تحقق من صحة الأخبار الجيدة وذات الصلة وأنها شيء مناسب للمشاركة في مذكرة العمل. قد تتضمن الموضوعات المناسبة زيادة في الأجور على مستوى الشركة ، أو الاستحواذ على قسم أو ممتلكات جديدة ، أو إعلانات حول أهداف أرباح متجاوزة أو قرار إداري لتزويد الموظفين بعضوية صالة الألعاب الرياضية. المذكرات التجارية ليست القناة المناسبة لمشاركة المعلومات الشخصية أو الدعوات الاجتماعية.

2

احصل على الموافقات اللازمة من كبار موظفي الشركة قبل إرسال مذكرتك.

3

قرر بالضبط ما تحتاجه مذكرتك لنقله. لا تبدأ في كتابة المذكرة بدون رسالة محددة بوضوح في الاعتبار. احصر مذكرتك في الموضوع الوحيد المطروح حتى يفهم القراء بالضبط الغرض من المذكرة وأهميتها.

4

اجعل مذكرتك موجزة ، ولكن قم بتضمين خلفية كافية لتوفير سياق للأخبار السارة التي تبلغ عنها ، خاصة إذا كان التطور بسبب جهود الموظف. قم بتضمين عبارات مثل "بسبب الجهود الإضافية التي بذلها قسم المبيعات العام الماضي ، نحن القسم الأكثر مبيعًا في الشركة ..." أو "السيد Boss يعلم جميعًا أنكم تعملون ساعات طويلة هذا الشهر لحل مشكلة XYZ لذا فهو يمنحكم جميعًا يومًا إضافيًا الشهر المقبل ". نقدر كل من يستحق الثناء على الحدث الإيجابي أو التطور ، وتحديد الأفراد أو أقسام الشركة وشكرهم.

5

استخدم تنسيق الأعمال القياسي لمذكرتك. قم بتضمين من وإلى السطور ، التاريخ ، سطر الموضوع ولا يزيد عن فقرتين أو ثلاث فقرات في النص. لا تُدرج التحية وتجنب اللغة المنمقة. قم بتوقيع أو كتابة المذكرة الأولى على السطر من ، بجوار اسمك المطبوع.

6

أرسل المذكرة عبر الوسائل الإلكترونية أو مطبوعة على ورق الشركة إلى جميع الموظفين المعنيين. لا ترسل مذكرة على مستوى الشركة إذا تأثر قسم واحد فقط بالأخبار السارة. في الوقت نفسه ، لا تترك أي شخص من قائمة توزيع المذكرات يستحق إخطارًا مباشرًا ومتزامنًا بالمعلومات. قم بتضمين تعليمات موجزة وواضحة لأي إجراءات متابعة مطلوبة ، مثل "يمكن لجميع موظفي قسم المحاسبة الحصول على مكافآتهم في الغرفة السادسة يوم الإثنين".